Richieste dei clienti e pratiche, ognuna con chi la segue.

Commercialisti, avvocati, consulenti: telefonate, WhatsApp e chat del sito arrivano in BOX. Ogni richiesta ha un responsabile e i suoi task.

L’agente di BOX

Dalla scheda di Carlo Pedretti

Crea un primo incontro per Termoidraulica Albenza giovedì 15 alle 9:30, di un’ora.

Ho preparato l’evento nel calendario. Lo creo?

Crea evento del calendario

AnnullaApprova

Scrivi all’agente…

Lo studio è in riunione, i clienti scrivono.

Sabato, sul sito
Sul sito qualcuno chiede quali documenti servono per aprire la partita IVA.
Un agente AI risponde sulla chat del sito dai tuoi documenti, o passa al team.
La conversazione resta nell’Inbox, con le fonti della risposta.
Agente AI
Fine mese
I clienti scrivono al WhatsApp personale del commercialista.
Le conversazioni arrivano nell’Inbox dello studio, e chi è in ufficio le assegna.
Ognuna ha un responsabile e un’etichetta, per esempio «Documenti».
Inbox
Da due settimane
Una pratica aspetta i documenti del cliente da due settimane.
Il sollecito è un task con responsabile e scadenza, collegato al cliente.
Con la checklist sai cosa manca ancora.
Task e chat
Lunedì, riunione di studio
Si decide chi segue cosa, e il giorno dopo nessuno lo ricorda.
Fate la riunione in BOX: a fine chiamata arrivano riepilogo, decisioni e attività.
Le note restano nella scheda della riunione.
Agenda e riunioni

Il percorso di un cliente

Lunedì, 18:50
Carlo chiama a studio chiuso
Il centralino AI risponde e salva nel CRM nome, azienda ed esigenza: una nuova società.
Lunedì, 18:51
Il richiamo va ad Anna
Un’automazione crea il task «Richiamare per il primo incontro», entro martedì.
Martedì, 9:15
Anna richiama e apre la pratica
Una trattativa «Nuova società», collegata a Carlo e alla sua azienda.
Martedì, 9:20
L’agente prepara il primo incontro
Anna lo chiede per giovedì alle 9:30: l’agente prepara l’evento e aspetta il sì.
Giovedì, 10:30
Dopo l’incontro, i documenti da chiedere
Un task con la checklist: visura, documento d’identità, bozza di statuto.

BOX sostituisce il gestionale dello studio?

In parte: in BOX fai preventivi e fatture elettroniche, accanto a clienti, richieste e incontri. Contabilità e paghe restano al gestionale.

Ogni collaboratore vede tutti i clienti?

Dipende dai ruoli: ognuno vede e fa solo quello che gli spetta. L’agente di BOX lavora con i permessi di chi gli scrive.

L’agente AI dà consulenze ai clienti?

No: sulla chat del sito risponde solo con i documenti che carichi tu. Se non sa, passa la conversazione al team.

Le riunioni registrate restano in BOX?

Restano le note. BOX cancella l’audio dopo la trascrizione, e registra solo con il consenso di tutti.

In demo partiamo da nuovi clienti, primi incontri e documenti da chiedere.