Gruppi ed eventi: nessuna richiesta si perde al cambio turno.

WhatsApp degli ospiti, moduli Meta e telefonate arrivano in BOX. Ricevimento ed eventi vedono le stesse richieste, ognuna con un responsabile.

L’agente di BOX

Dalla scheda di Silvia Mancini

Crea un sopralluogo per Officine Lareno venerdì 16 alle 11, di un’ora.

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Scrivi all’agente…

Gli ospiti scrivono a ogni ora.

Domenica, 23:10
Un ospite scrive su WhatsApp, e al ricevimento c’è il turno di notte.
La conversazione è nell’Inbox del team: chi entra in turno vede cosa aspetta una risposta.
La assegni a chi se ne occupa e la chiudi quando è risolta.
Inbox
Agosto, ore di punta
Il telefono squilla mentre il ricevimento fa i check-in.
Risponde il centralino AI: raccoglie nome ed esigenza e salva il contatto nel CRM.
Il team richiama appena può, con la richiesta già scritta.
Centralino AI
Tre mesi prima
Un matrimonio in struttura: menu, fiori, musica, tutto da confermare.
Ogni dettaglio è un task con responsabile, scadenza e checklist, collegato alla trattativa.
I commenti tengono insieme la discussione.
Task e chat
Ogni mattina
Ricevimento, sala e cucina si passano le novità su chat personali.
Nella chat del team hanno canali, thread e menzioni, dentro BOX.
Dal canale si apre una riunione video, con le note AI a fine chiamata.
Task e chat

Il percorso di un cliente

Martedì, 21:15
Silvia compila il modulo su Instagram
BOX crea contatto e trattativa nel CRM e le manda il WhatsApp di benvenuto.
Martedì, 21:16
Il richiamo va a Davide
Un’automazione gli assegna il task «Richiamare Officine Lareno», entro mercoledì.
Mercoledì, 9:30
Davide continua su WhatsApp
Silvia ha risposto al benvenuto: la conversazione prosegue nell’Inbox del team.
Mercoledì, 9:45
L’agente prepara il sopralluogo
Davide lo chiede per venerdì alle 11: l’agente prepara l’evento e aspetta il sì.
Venerdì, 12:00
Dopo la visita, la proposta
La trattativa passa in Proposta: ricevimento ed eventi vedono la stessa scheda.

BOX sostituisce il gestionale dell’hotel o il channel manager?

No: BOX non gestisce camere, tariffe e disponibilità, e non si collega al gestionale. Tiene richieste, clienti e il lavoro del team.

Gli ospiti possono scriverci dal sito?

Sì, con la chat del sito: le conversazioni arrivano nella stessa casella dei WhatsApp.

Il centralino AI risponde anche in inglese?

Oggi no: risponde in italiano. Raccoglie nome ed esigenza, salva il contatto nel CRM e il team richiama.

Chi vede le richieste dei gruppi?

Chi ha i permessi: ruoli e permessi decidono cosa vede e fa ognuno. L’agente di BOX non va oltre i permessi di chi gli scrive.

In demo partiamo da gruppi, eventi e messaggi degli ospiti.